Als inkoopprofessional heb je een belangrijke taak binnen je bedrijf. De producten of diensten die jij inkoopt kunnen je bedrijf veel tijd en geld besparen. Een succesvol inkooptraject begint bij het neerzetten van een stevige basis: de voorbereiding. In deze blog deel ik mijn ervaringen, zodat jij straks met de perfecte leveranciers aan tafel komt.  

Wat is je aanvraag? 

Begin je met een inkoopopdracht, zorg dan dat je je einddoel goed voor ogen hebt. Waar heb je behoefte aan en wat is de omvang van het project? Uit welke onderdelen bestaat het project? En waar liggen de risico’s? Waar ligt het kritische levertijd pad?   

Stel een specificatie op 

Zorg dat je een heldere en eenduidige specificatie hebt waarop leveranciers hun offerte op gaan baseren. Een goede specificatie vormt een belangrijke basis voor het verdere inkooptraject, dus besteed hier aandacht aan. Wees zo concreet mogelijk in wat je wensen en eisen zijn. Denk hierbij aan de volgende zaken: 

• Beschrijf de functionele en technische eisen van het product of de dienst die je wil gaan inkopen. 
• Voorkom onverwachte kosten en risico’s en geef de gewenste leveringscondities aan; aan welke incoterms moet het voldoen?  
• Gaat het om kwetsbare goederen, geef dan duidelijk de verpakkingseisen aan. Moet de verpakking bijvoorbeeld geschikt zijn voor vervoer met een vrachtwagen, vliegtuig of schip? 
• Vermeld duidelijk de levertijd! 

Onderzoek potentiële leveranciers 

Het heeft meestal de voorkeur om te gaan werken met leveranciers waar je al een goede samenwerkingsrelatie mee hebt. Jullie hebben allebei in de relatie geïnvesteerd en weten wat je van elkaar kunt verwachten. Heb je nog geen ervaring met een leverancier? Doe dan van tevoren een grondig leveranciersonderzoek: 

• Bezoek potentiële leveranciers en doe een leveranciersaudit op de relevante onderdelen. Kijk of de leverancier op deze gebieden voldoende kennis en capaciteit heeft. 
• Onderzoek of het bedrijf financieel gezond is. Het laatste waar je op zit te wachten, is dat de leverancier tijdens de levering failliet gaat.  Je kunt zo’n onderzoek ook laten uitvoeren door bijvoorbeeld Dun & Bradstreet. Zij brengen de financiële situatie van de organisatie in kaart en benoemen eventuele risico’s. 
• Kijk wat de leverancier je kan bieden op het gebied van techniek, kwaliteit en service.  Onderzoek of ze kunnen voldoen aan de lokale wettelijke eisen en keurverplichtingen. 

Offertes beoordelen 

Heb je de offertes binnen? Dan is het is aan jou om de juiste leverancier te kiezen. Leveranciers met meerwaarde zijn leveranciers die met je hebben meegedacht of met originele of slimme alternatieve oplossingen komen. Sommige leveranciers kunnen je ontzorgen doordat ze meerdere componenten kunnen aanbieden. Het voordeel hiervan is dat ze je een deel van jouw werk uit handen kunnen nemen. Jij bent namelijk minder tijd kwijt met het op elkaar aan laten sluiten van verschillende planningen en leveringen. Daarnaast verlaag je hiermee je projectrisico’s. 

Volgende blog: Haal meer uit een onderhandelingsgesprek 

Heb je een keuze gemaakt voor één of meerdere leveranciers? Dan kun je de afspraken gaan plannen voor de onderhandelingsgesprekken. In mijn volgende blog vertel ik je hoe je dit nog succesvoller aanpakt. 

Wil je mijn blogs elke maand automatisch ontvangen? Mail me dan op r.dijkhuizen@effeqtief.nl.